怎么管理自己的时间?从零开始学 GTD 时间管理
的有关信息介绍如下:上次在《每天都不知道在忙什么?如何高效工作?》这篇经验中提到了 GTD 时间管理方法。今天就来简单的聊一聊怎么通过 GTD 进行时间管理。
GTD 全称是Getting Things Done 。
其一共有五个步骤,分别是收集、处理、组织、执行、回顾。
下面我么们就分别讲一下这五个步骤。
收集:
收集是 GTD 方法的第一步。把任何你需要跟踪、记住、或者要做的事情全部记录到“收集箱”中。这个收集箱可以是纸、笔记本、手机软件等。每天拿出十几分钟收集一下所有的事情,准备进行下一步的处理。
处理:
将上一步收集到的所有信息进行集中处理,每个星期至少清空一次收集箱。
在处理这一步,需要注意的是:
1、从第一条信息开始处理
2、每次只处理一条信息
3、如果任何一个信息需要去做,则马上执行/委托他人/将其延期
4、如果不需要去做,则存档/删除/做适合的定义,便于下一步执行
注意:在处理的这一步,有一个重要的原则。即两分钟原则,任何事情如果画的时间少于两分钟,那么就马上去执行。
组织:
将信息进行组织,持续跟踪关注。组织信息可以根据以下几个类目进行操作。
1、下一步行动:对于每个需要关注的事项,定好什么是你可以实际采取的下一步行动。虽然要完成这个事项,可能会有很多的步骤和行动,但是其中一定会有你需要首先去做的事情,这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“情境”整理分类,例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”。
2、项目:每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”。使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。
3、等待:当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件。就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者一个提醒需要发出。
4、将来/可能:这些事情你需要在某个点去做,但是不是马上就需要做完成。
执行:
执行是整个 GTD 的重要环节,做的再好的计划,如果不去执行,也只是无用功。前面的步骤都是为了在你做事情的时候,使它变得简单、容易、有趣的话,让你比较不会拖延、或者被太多的琐事所分心。更为专注的去做事情。
回顾:
按时回顾自己的列表。如果你没有及时整理和回顾每天的信息和行动,那么整个GTD系统就是毫无用处的。通过回顾,指定计划,或者了解项目进度,从而使自己总是走在时间的前面,而不是被动地被安排。
回顾至少以星期为周期,将未处理的信息进行处理,回顾所有的列表,检查可能已经完成的“等待”或“将来/可能”列表中的行动。保证所有的事情都在GTD系统中,井井有条,而且所有的事情都更新到最新的情况。虽然刚开始GTD时,回顾很麻烦,但是千万不要停顿。否则事情的积累,只会让你的整个GTD系统处理过程堵塞,最后使你失败放弃。